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« La facturation électronique est un atout pour la charge de travail dans la comptabilité

Vous savez maintenant que l’obligation de facturation électronique se profile à l’horizon. « Les avantages sont si importants qu’il n’est pas nécessaire d’attendre 2026 pour commencer à le faire », déclare Willem Tack d’Exact.

Willem est directeur des ventes pour la comptabilité en Belgique, son collègue néerlandais Kuno Klumpers est directeur de la ligne de produits pour la comptabilité. De par leur fonction, ils sont en contact quotidien avec les comptables. La charge de travail dans le secteur ne leur est donc pas inconnue.

Pas de comptabilité des mains

Comment Exact Online peut vous aider à maîtriser votre charge de travail ? « Notre solution est synonyme de comptabilité sans les mains », déclare Willem. « Cela signifie que nous automatisons toutes les tâches manuelles répétitives. Vos clients soumettent leurs factures et leurs reçus par voie numérique, via leur ordinateur ou leur téléphone portable, et ceux-ci sont immédiatement associés à la proposition de réservation adéquate. »

« La soumission se fait dans Mon[Kantoor]Un multitool numérique que vous pouvez personnaliser au nom de votre bureau. Un document manquant ou une question ? Grâce à la communication in-context, votre client et vous-même savez immédiatement de quoi il s’agit. Grâce à Exact Online, en tant que comptable, vous travaillez facilement avec vos clients. Tant les livraisons que les petites questions – qui peuvent prendre beaucoup de temps – se déroulent beaucoup plus facilement. »

« Entre-temps, nous envisageons également des tâches hebdomadaires et mensuelles récurrentes », précise M. Kuno. « Dans la mesure du possible, nous allons également automatiser ces tâches. Pensez à terminer une liste de contrôle, ce qu’un logiciel peut faire bien mieux et plus rapidement qu’un humain ».

« Il ne suffit pas d’en entendre parler, il faut en faire l’expérience. C’est là que réside le rôle des bureaux : renforcer la confiance dans le fait que cela fonctionne, qu’il ne s’agit pas seulement d’un changement mais surtout d’une amélioration ». (Kuno)

Convient à tous les bureaux

Exact, dit Kuno, veut offrir la suite logicielle la plus complète pour les comptables. « En outre, nous sommes ouverts aux intégrations avec d’autres outils, tant pour les comptables que pour les entrepreneurs. Une efficacité maximale dans le traitement des données : voilà ce que nous visons. »

« Exact existe depuis 40 ans et chaque jour, nous essayons encore de rendre nos logiciels encore plus intelligents. Nous avons beaucoup investi dans la science des données, l’apprentissage automatique et l’IA pour franchir les prochaines étapes en matière de logiciels intelligents. »

Pour quels bureaux Exact est-il le mieux adapté ? « Pour tous les bureaux de Belgique », répond Willem avec détermination. « Exact Online a quelque chose à offrir à tout le monde. Par exemple, si vous êtes un petit bureau, vous pouvez commencer par les fonctions de base dont vous avez besoin. Votre bureau s’agrandit ? Dans ce cas, nos solutions évoluent avec vous. Exact Online est extrêmement complet et si nous ne disposons pas d’une fonction en interne, nous l’offrons par le biais d’un lien. De cette manière, nous sommes parfaitement adaptés à tous les bureaux, des plus petits aux plus grands.

« Nous lancerons bientôt une nouvelle solution pour les la gestion de bureau. L’objectif : organiser toutes vos activités de bureau de manière plus intelligente et plus efficace, en les centralisant. Par exemple, vous pouvez anticiper les périodes de pointe, grâce aux analyses proposées par l’outil. Tout cela est possible parce qu’avec Exact, nous sommes au cœur de ce que vous faites en tant que bureau ».

« Ce côté empathique devient encore plus important pour les comptables, c’est là que vous pouvez faire la différence en tant que cabinet ». (William)

Tout est prêt pour Peppol

Moins de deux ans. C’est le temps qui nous sépare de l’obligation de facturation électronique interentreprises imposée par le gouvernement fédéral à partir du 1er janvier 2026. « Chez Exact, nous sommes convaincus depuis longtemps de l’intérêt de la facturation numérique, et nous utilisons Peppol depuis longtemps », déclare Kuno.

« Grâce à Exact Online, vous envoyez et recevez des factures électroniques, vos messages de retour sont pris en charge et vos clients et fournisseurs sont automatiquement reconnus. La facturation électronique offre une grande valeur ajoutée aux entrepreneurs et aux comptables.

« En tant qu’industrie, nous essayons depuis longtemps d’accélérer l’acceptation de ce type de logiciel, et cette tendance s’accentue, mais elle reste très minoritaire. En tant que fournisseur de logiciels, nous n’y parviendrons pas. Les comptables – les confidents des entrepreneurs – sont les partenaires privilégiés pour leur faire franchir le pas. Et oui, l’obligation qui s’annonce est un bâton pour s’assurer que cela se passe vraiment maintenant ».

Pourquoi les entrepreneurs et leurs comptables ont-ils souvent repoussé la facturation électronique jusqu’à présent ? « Si les gens ne rencontrent pas de problèmes, ils ne vont pas passer de sitôt à quelque chose de nouveau », explique M. Kuno. « Pendant des années, nous avons essayé d’expliquer exactement comment fonctionne Peppol, c’est-à-dire techniquement, avec pour résultat que tout le monde trouve cela très effrayant.(rires) « Nous devons parler beaucoup plus des avantages pour l’utilisateur. Ils sont énormes et c’est ainsi que l’on obtient l’adhésion des gens ».

Changement et amélioration

« Exact travaille sur la facturation électronique depuis 2010 », explique Willem. « Scanner, authentifier, vérifier : toutes ces tâches requises pour une facture PDF disparaissent avec la facturation électronique. C’est de l’enrichissement et du traitement à l’état pur. Un gain de temps énorme. La valeur ajoutée est telle qu’il n’est pas nécessaire d’attendre 2026. Commencez à y travailler dès maintenant.

« Autrefois, les clients venaient voir leur comptable avec leur boîte à chaussures. Aujourd’hui, la plupart des livraisons se font par voie numérique. Un changement aussi radical est donc tout à fait possible, si vos clients en perçoivent les avantages.

Comment faire en tant que comptable ? Kuno : « La première étape est que vous, en tant que bureau, commenciez à facturer vous-même via Peppol. Vous acquérez l’expérience nécessaire, vos clients sont initiés à la facturation électronique. Ils voient à quel point c’est facile et sont séduits. »

« Il ne suffit pas d’en entendre parler, il faut en faire l’expérience. C’est là que réside le rôle des bureaux : renforcer la confiance dans le fait que cela fonctionne, qu’il ne s’agit pas seulement d’un changement mais surtout d’une amélioration ».

La facturation électronique va changer le travail des comptables, affirme Exact. « Nous devons simplement nous rappeler que même en 2026, tout ne passera pas par la facturation électronique », déclare M. Kuno. « Au départ, il s’agit de factures nationales entre entreprises. Cela représente beaucoup de documents, mais pas tous. Par exemple, les reçus seront toujours traités selon l' »ancienne » méthode.

« Cela dit, l’impact sur les bureaux sera énorme. Il va entraîner une augmentation de l’efficacité, car les factures seront traitées beaucoup plus rapidement. Et c’est nécessaire en ces temps de restrictions. »

Réalisé avec des étapes intermédiaires analogiques

« La méthode de travail actuelle est dépassée. Un entrepreneur crée une facture dans un système numérique et l’envoie au client en pdf ou sur papier. Le papier est analogique, mais le pdf l’est aussi d’une certaine manière, parce qu’il ne peut pas être traité électroniquement comme ça.

« Le destinataire doit ensuite scanner la facture et la traiter à l’aide d’un outil, transformant ainsi quelque chose d’analogique en quelque chose de numérique, avec le risque d’erreurs de conversion. À l’heure du numérique, nous continuons donc à traiter une facture numérique – le point de départ et le point d’arrivée – à travers une ou plusieurs étapes intermédiaires analogiques.

Faire la différence grâce à l’empathie

Les comptables et leurs collaborateurs auront-ils encore du travail bientôt, lorsque la facturation électronique et l’IA seront devenues monnaie courante ?

Kuno : « Les gens craignent toujours pour leur emploi lorsque de nouvelles choses apparaissent, mais je pense que la numérisation n’a fait que créer des emplois. Il y a vingt ans, il n’y avait pas non plus de développeurs d’applications. La comptabilité a déjà connu toute une série de changements profonds, et il y a encore beaucoup de gens qui y travaillent. »

La facturation électronique modifiera toutefois le rôle des comptables et de leur personnel, déclare Willem. « Lorsque la majorité des documents seront bientôt automatisés et traités numériquement, les réservations seront échangées contre des vérifications.

Et, peut-être plus important encore, pour plus de conseils. « Vos clients, les entrepreneurs, veulent toujours être conseillés par des êtres humains et non par des robots », explique M. Kuno. « Un comptable qui vous dit comment vous allez. Ce côté empathique devient encore plus important pour les comptables, c’est là que vous pouvez faire la différence en tant que cabinet. Vous ne le faites pas par le biais du traitement des données, mais plutôt grâce à votre relation avec votre client, en comprenant vraiment ce qu’il fait et en l’aidant à le faire.

Vous souhaitez en savoir plus sur les logiciels de comptabilité Exact ? Rendez-vous sur exact.be/accountancy.

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