Depuis le 1er janvier 2026, les factures entre entreprises belges arrivent sans effort via Peppol. Il reste pourtant une brèche : les factures des outils d’IA génériques, de Canva, de Meta Ads et d’autres services en ligne étrangers échappent à l’obligation. La start-up belge Paperkeep veut combler ce vide avec une extension de navigateur gratuite qui récupère et renomme ces factures en un clic.
Pour beaucoup de comptables, le scénario est familier : en fin de trimestre, il manque toujours des pièces. Il s’agit souvent de petits montants mensuels payés par carte, pour des logiciels, du stockage, des noms de domaine, de la publicité ou des outils d’IA. Pris isolément, ils pèsent peu. Ensemble, ce sont souvent les documents que vous attendez le plus longtemps.
Ce que dit la règle
L’obligation de facturation électronique s’applique entre un fournisseur belge assujetti à la TVA et un client belge assujetti. Selon le SPF Finances, les fournisseurs qui ne sont pas établis en Belgique et n’y disposent pas d’un établissement stable n’y sont pas soumis, même s’ils sont identifiés à la TVA en Belgique.
Conséquence : de nombreuses plateformes logicielles et publicitaires facturent depuis l’étranger. Leur facture reste un PDF, voire un simple reçu, dans l’espace facturation du compte de votre client. Et quelqu’un doit aller la chercher chaque mois.
« Les factures belges arrivent désormais par Peppol. Celles de ChatGPT, Canva ou Meta Ads attendent toujours dans un espace client. C’est ce trou que Paperkeep comble. »
Comment ça marche
Paperkeep est une extension pour Chrome, Microsoft Edge et Firefox, disponible en français, en néerlandais et en anglais. Il suffit de cliquer sur l’icône depuis la page de facturation d’un service pour voir apparaître les factures. Elles sont téléchargées et renommées automatiquement avec la date, le fournisseur et le montant, par exemple 2026-09-06_service_15-00EUR.pdf. Votre client peut ensuite charger le dossier en une seule fois.
L’équipe a calibré l’outil sur 26 fournisseurs belges et internationaux : télécoms, énergie, transport, logiciels et achats en ligne.
La confidentialité est un choix assumé. L’extension fonctionne sans serveur et sans compte : les factures passent directement de la page du fournisseur au dossier Téléchargements de l’utilisateur.
« Paperkeep n’a pas de serveur, et c’est voulu : une extension qui lit des pages de facturation ne devrait rien emporter. Chacun peut le vérifier dans son navigateur. »
Gratuit, avec une option payante
La version de base est gratuite et sans limite de téléchargement. Paperkeep Pro coûte 39 euros par an TVA comprise et s’adresse à ceux qui veulent savoir quelles factures manquent.
« La version gratuite n’a pas de limite. La Pro sert à ceux qui veulent savoir, chaque mois, quelle facture manque avant que leur comptable ne la réclame. »
Paperkeep est un acteur tout jeune : l’entreprise est active depuis le 1er octobre 2026 et se trouve en pleine phase de lancement.
Qu’est-ce que cela change pour votre cabinet ?
Peppol simplifie le traitement des factures belges, mais ne met pas fin à la chasse aux pièces. Voici comment l’aborder avec vos clients :
- Dressez la liste des abonnements étrangers. Les relevés de carte de votre client sont un bon point de départ.
- Vérifiez l’adresse de l’expéditeur sur une ancienne facture. Elle indique si le fournisseur facture depuis la Belgique.
- Convenez des modalités de transmission : qui récupère les factures, comment les fichiers sont nommés et quand ils arrivent.
L’Union européenne veut étendre la facturation électronique aux opérations entre États membres d’ici 2030. D’ici là, et à plus forte raison pour les fournisseurs hors UE, le PDF à télécharger reste la règle.
En résumé
- Depuis 2026, Peppol traite automatiquement les factures B2B belges, mais les services en ligne étrangers échappent à l’obligation.
- Les factures d’outils comme ChatGPT, Canva ou Meta Ads doivent donc toujours être téléchargées manuellement par vos clients.
- Paperkeep les récupère et les renomme en un clic, sans serveur ni compte ; la version de base est gratuite.
- Conseil pour votre cabinet : faites l’inventaire des abonnements étrangers de vos clients et fixez des règles claires de transmission.
