Une plateforme de facturation et d’administration à part entière, si accessible que n’importe quel entrepreneur peut s’en servir ? C’est ce que propose SimplyBooks. « La facilité d’utilisation est dans notre ADN », déclare Wim Verstuyf.
SimplyBooks a vu le jour en 2009, en tant que projet de loisir de Wim. « En termes informatiques, c’était il y a une éternité », s’amuse-t-il. « Depuis, l’outil s’est transformé en une plateforme efficace pour la facturation et l’administration, avec non seulement des factures, mais aussi des offres et des bons de commande, le suivi des stocks, l’enregistrement du temps et la gestion de projets, et bien plus encore. Tout ce dont vous avez besoin en tant qu’entrepreneur. »
L’outil s’est développé et la clientèle a suivi. Aujourd’hui, plus de 10 000 entrepreneurs font confiance à SimplyBooks. Qui sont ces entrepreneurs ? « Principalement des petits entrepreneurs », explique Wim. « Ceux qui créent quelques documents par mois, voire quelques centaines. »
Il faut s’y mettre directement
La simplicité n’est pas seulement dans le nom de son outil, Wim considère que la facilité d’utilisation est essentielle dans tout nouveau développement. « Sur la base des commentaires de nos clients, nous mettons constamment l’outil à jour. Ce faisant, nous examinons en détail comment nous pouvons mettre en œuvre la nouvelle fonctionnalité de la manière la plus conviviale possible. Presque invisible, pour que vous puissiez commencer à l’utiliser sans réfléchir. Nous nous posons toujours la question suivante : comment voudrais-je utiliser cette fonction moi-même ? Ainsi, il n’est pas nécessaire de suivre un cours de formation complet pour pouvoir faire quelque chose de nouveau. »
« Si vous n’utilisez que les fonctions de base – devis et factures – je peux être bref sur la courbe d’apprentissage : il n’y en a pas. Vous vous mettez directement au travail. Pour d’autres fonctions, il peut être utile de regarder une vidéo pendant un certain temps, mais même dans ce cas, on se familiarise avec la fonction en un rien de temps. »
On ne voit que ce dont on a besoin
Les nouvelles fonctionnalités n’ajoutent-elles pas inévitablement de la complexité ? « Nous n’allons pas nous contenter d’activer de nouvelles fonctionnalités », explique Wim. « EenvoudigFactureren fonctionne avec des modules que vous activez ou désactivez. Si vous n’avez pas besoin de l’enregistrement des heures, vous ne l’activez pas. Si vous ne faites que des devis et des factures, vous ne voyez que ces fonctions. En l’adaptant à vos besoins spécifiques, il reste clair et convivial. »
« Nous pensons qu’il est important qu’en tant qu’entrepreneur, vous obteniez des réponses rapides à vos questions et que vous ne deviez pas courir vers nous ou vers votre comptable pour la moindre chose. Notre centre d’assistance répond à toutes les questions que vous pouvez vous poser sur notre logiciel. C’est le premier endroit où vous vous rendez. Comme tout le monde n’aime pas lire, nous proposons également des vidéos d’instruction. Pour les nouvelles fonctionnalités, nous publions à la fois un article et une vidéo. En collaboration avec Bothive, notre assistant virtuel Foxy explique étape par étape comment travailler avec SimplyBooks. Lors de webinaires, nous interagissons avec des chefs d’entreprise et des comptables. »
« L’accessibilité se retrouve également dans notre modèle de tarification : un entrepreneur peut utiliser SimplyBooks gratuitement et, pour moins de 10 euros par mois, il bénéficie de toutes les fonctionnalités, avec 5 utilisateurs, tous les liens et un nombre illimité de clients. Le portail pour les comptables est de toute façon gratuit. »
Gains de temps et d’efficacité pour les comptables
Qu’est-ce que vous gagnez en tant que comptable à ce que vos clients utilisent SimplyBooks ? Wim : « Derrière chaque bon entrepreneur se cache un bon comptable. Les automatisations et les liens au sein de SimplyBooks garantissent que votre travail se déroule de manière plus fluide. Outre les liens vers tous les outils comptables actuels, nous avons également créé un lien vers Scrada, le livre de caisse numérique et le livre des recettes journalières. Cela soulage également le comptable, car ces informations sont presque automatiquement intégrées dans SimplyBooks. »
« Notre client peut désormais utiliser tous les documents possibles et les créer lui-même, et ajouter une demande de paiement, par exemple. Nous travaillons actuellement sur les signatures numériques. Bientôt, les devis et les bons de commande pourront être approuvés numériquement via SimplyBooks. »
« Un autre nouveau module, qui vient d’être lancé, est l’enregistrement du temps et la gestion de projet. Au sein de l’outil, il vous permet de garder une trace de tout ce qui se passe au cours de votre projet, de sorte qu’il n’est plus nécessaire de le faire dans un programme séparé. Une valeur ajoutée pour les consultants, par exemple, qui suivent leurs performances chaque jour et les facturent à la fin du mois ou de la mission. Vous convertissez vos heures en facture, vous l’envoyez et le tour est joué ».
L’obligation à venir entraînera un changement important dans la façon dont les gens considèrent les logiciels comme EenvoudigFactureren. De « comment créer une facture », on passera à « comment envoyer et recevoir une facture via Peppol »
Le moteur quotidien des entrepreneurs
Et qu’en est-il de la facturation électronique, sera-t-elle également facilitée par EenvoudigFactureren ? Wim : « Nous soutenons Peppol depuis longtemps, l’envoi de factures électroniques ne pose donc aucun problème. L’obligation à venir entraînera un changement important dans la façon dont les gens considèrent un logiciel comme EenvoudigFactureren. De « comment créer une facture », on passera à « comment envoyer et recevoir une facture via Peppol ». Nous travaillons actuellement à l’intégration des factures d’achat via Peppol dans notre plateforme. Nous sommes le moteur quotidien des entrepreneurs, et c’est donc l’endroit idéal pour recevoir des factures via Peppol. Il y a encore beaucoup de petits entrepreneurs qui établissent leurs factures dans Word ou Excel. Bientôt, ils devront tous passer à un outil proposé par Peppol. Ainsi, même les entrepreneurs qui n’établissent qu’une poignée de factures par mois auront besoin d’un outil comme EenvoudigFactureren. Ils se rendront compte de la valeur ajoutée que représente une vue d’ensemble de leurs chiffres. Et pour le comptable, c’est un atout supplémentaire que d’amener ses clients les plus modestes à adhérer à l’histoire d’un outil de comptabilité lié.
Quelles sont les tendances que Wim voit encore émerger ? « Les entrepreneurs s’attendent à ce que tout ce qu’ils utilisent fonctionne harmonieusement les uns avec les autres. Les logiciels restent importants, mais ils doivent être aussi peu présents que possible pour l’utilisateur. Auparavant, vous aviez un outil pour votre facturation, un autre pour votre boutique en ligne, un autre pour autre chose. Aujourd’hui, tout doit se parler pour éviter le travail manuel. D’où les nombreux liens entre EenvoudigFactureren et d’autres outils. Et il y en aura certainement d’autres à l’avenir. Ce qui vaut pour l’entrepreneur vaut aussi pour le comptable. Ils ne veulent plus tout saisir manuellement. Et ce à juste titre. L’automatisation est synonyme de gain de temps pour tout le monde. »
Simplybooks en Néerlandais et en Anglais
SimplyBooks est la version francophone d’EenvoudigFactureren, qui est en néerlandais. Wim : « Nous sommes nés en Flandre et c’est là que nous avons le plus de clients. Cependant, notre outil a également été adopté par des comptables bruxellois, avec des clients francophones. C’est pour eux que nous avons créé SimplyBooks, en français. Outre les entrepreneurs néerlandophones, vous y rencontrez également des entrepreneurs francophones et anglophones. Ainsi, en tant que cabinet, vous disposez d’une plateforme unique pour tous vos clients. Pour le reste, SimplyBooks est exactement le même outil qu’EenvoudigFactureren, tout aussi convivial et au même prix. »
