Les comptables maîtrisent la course contre la montre grâce à des processus efficaces, des logiciels intelligents et une répartition équilibrée des tâches. Un gain de temps dans un rôle de conseiller stratégique. On vous dévoile comment optimiser votre charge de travail et améliorer vos services de conseil aux clients.
1. Planifier et établir des priorités
Une approche proactive commence par l’identification des tâches récurrentes et la définition de priorités claires. Si vous analysez correctement la capacité de votre équipe et planifiez les tâches de manière efficace, vous gérerez mieux les périodes de pointe. Dans ce contexte, il est essentiel que vous vous concentriez non seulement sur les délais, mais aussi sur la répartition des tâches tout au long de l’année, de manière à ce que la charge de travail de vos collègues soit plus équilibrée.
2. Communiquer clairement avec les clients
Une communication ouverte et claire avec les clients est essentielle. Encourager vos clients à fournir leurs documents à temps (de préférence de manière continue tout au long de l’année, par exemple via une plateforme numérique comme Bookmate) fera toute la différence pour votre équipe. Expliquer à vos clients comment une telle approche leur permet d’avoir une vision en temps réel de leurs chiffres financiers clés les incite à agir de manière proactive. Cela permet non seulement de réduire la pression de dernière minute sur votre bureau, mais aussi d’accroître la satisfaction des clients.
3. Utiliser au maximum la technologie et l’automatisation
L’utilisation de technologies innovantes est indispensable dans un cabinet comptable moderne. Avec un logiciel de comptabilité intelligent, doté de l’IA et de l’apprentissage automatique, vous saisissez les données en douceur et pouvez les contrôler avec précision. Vous minimisez ainsi les risques d’erreurs coûteuses et fastidieuses et vous gagnez un temps précieux. Het resultaat? Votre personnel disposera d’un espace supplémentaire pour les questions plus complexes et les conseils stratégiques.
4. Créez des enregistrements continus tout au long de l’année
Au lieu d’attendre la fin de l’année, il est judicieux de travailler en permanence sur les comptes clients. Vous éviterez ainsi l’accumulation de travail pendant les périodes de pointe. L’utilisation d’outils permettant de suivre les données en temps réel et d’effectuer des contrôles intermédiaires garantit une fin d’année en douceur et moins de stress pour votre équipe et le client.
5. Prenez soin de votre équipe
Le bien-être de vos employés doit toujours être une priorité. Une répartition équitable de la charge de travail et un suivi de la charge de travail par employé peuvent contribuer à réduire le stress. En outre, des modalités de travail flexibles et un soutien pendant les périodes chargées peuvent contribuer à améliorer l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée. N’oubliez pas de célébrer les réussites et les étapes importantes du travail au bureau et d’exprimer votre reconnaissance pour le travail accompli. Cela permet de maintenir l’esprit d’équipe et d’accroître la motivation de vos collègues.
6. Envisager des capacités supplémentaires
L’automatisation et les processus plus efficaces s’avèrent-ils insuffisants pour réduire la charge de travail des bureaux ? Vous pouvez alors envisager d’engager temporairement du personnel supplémentaire. Pensez aux free-lances ou aux contrats temporaires pendant les périodes de pointe. Les tensions actuelles sur le marché du travail peuvent rendre cette étape difficile, mais en faisant appel à des agences spécialisées ou en constituant une réserve de travailleurs temporaires fiables, vous y parviendrez sans aucun doute.
Étude de cas inspirante : le cabinet comptable Meraki (Halle)
En Belgique, de nombreux cabinets d’experts-comptables parviennent à faire face aux pics de pression en mettant en œuvre des stratégies (de numérisation) efficaces, ce qui leur permet de consacrer plus de temps aux conseils stratégiques aux clients. L’une de ces entreprises est Meraki, basée à Halle. Quel est le point de vue de Tim Wynant, directeur général, sur cette question ?
Pour mieux gérer les pics de pression dans nos bureaux, nous misons fortement sur la numérisation
« Le comptable devient de plus en plus un chef d’entreprise. Ceux qui pensent stratégiquement et ne se concentrent pas uniquement sur les chiffres ont une longueur d’avance », confirme Tim. « Pour mieux gérer les pics de pression dans nos bureaux, nous misons fortement sur la numérisation. Par exemple, nous travaillons avec des outils tels que Yuki et AdminPulse depuis plus de dix ans. Cela réduit la charge administrative et nous permet de nous concentrer sur les conseils stratégiques ».
Toutefois, selon Tim, le déploiement de nouvelles technologies ne suffit pas. « L’automatisation fait disparaître certaines tâches. C’est pourquoi nous investissons dans la formation de nos employés afin qu’ils acquièrent des compétences supplémentaires et soient prêts pour l’avenir. En outre, une autre clé du succès consiste à gérer votre bureau comme une entreprise. Nous travaillons avec des formules d’abonnement, tout comme les sociétés de logiciels. Cela nous donne une structure et nous évite d’être surchargés pendant les périodes de pointe ».
Meraki s’engage également à fournir des services de conseil. « Nous aidons nos clients non seulement pour leur comptabilité, mais aussi pour l’optimisation de leur stratégie et de leurs processus. Cela permet de réduire la charge de travail pendant les périodes de pointe et d’offrir à nos clients une plus grande valeur ajoutée. Dans ce domaine, le facteur humain reste crucial : vous pouvez enseigner la comptabilité à presque tout le monde, mais une bonne conversation avec un client nécessite de l’empathie. Chez Meraki, nous accordons plus d’importance au QE qu’aux études ou à l’expérience.
