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Date butoir pour la facturation électronique : « Le moment idéal pour que les comptables prennent l’initiative »

Isabel Group déballera bientôt une API de facturation électronique pour les fabricants de logiciels. Cette API permettra aux utilisateurs finaux d’envoyer et de recevoir des factures électroniques via Peppol en utilisant leur logiciel habituel. Jurgen Soetaert d’Isabel : « Notre API rend la facturation électronique simple et abordable ».

Peppol, API : rafraîchissez-nous la mémoire, Jurgen ?

« Le réseau Peppol est une initiative de l’UE visant à accélérer la facturation électronique en Europe. Il s’agit d’un réseau sécurisé qui fonctionne avec des points d’accès. On peut le comparer au réseau de télécommunications : j’appelle Telenet, tu appelles Proximus, mais nous n’avons pas besoin de le savoir pour nous appeler. Il suffit d’un numéro de téléphone. Chez Peppol, il s’agit du numéro de l’entreprise. Tant l’expéditeur d’une facture électronique que le destinataire choisissent un point d’accès, l’opérateur télécom en quelque sorte. Ce dernier se charge du transfert sur le réseau Peppol. Bien entendu, le plus simple est que votre logiciel s’en charge, car c’est là que vous envoyez et recevez vos factures. C’est là que notre API entre en jeu. Une telle API – « application programming interface » – est un lien entre deux systèmes logiciels afin qu’ils puissent communiquer l’un avec l’autre. Dans le cas présent : entre votre logiciel et Peppol.

« Nous sommes un point d’accès Peppol depuis 2017, nous disposons donc d’une grande expertise. Grâce à Peppol et à notre connexion API, vos factures seront formatées dans le bon format numérique, l’UBL, puis envoyées d’un système à l’autre sous une forme structurée, sans qu’il soit nécessaire d’effectuer davantage d’opérations manuelles ou d’interprétations telles que l’OCR (reconnaissance optique de caractères). »

« Notre API offrira une connectivité pure : envoi et réception via Peppol, sans aucun autre service. Cela permettra aux PME de remplir leurs obligations futures facilement et à un prix abordable. La facturation électronique devient une commodité. La facturation électronique via Peppol deviendra bientôt obligatoire pour le b2b, de sorte que tout le monde devra s’y mettre. Elle deviendra aussi courante que l’envoi et la réception de factures par courrier aujourd’hui.

Seulement : quand cela deviendra-t-il une réalité ?

« L’obligation était prévue pour la mi-2024 pour les grandes entreprises, mais cela va s’accélérer. On le voit déjà dans les pays voisins : La France et l’Allemagne reportent l’introduction de l’obligation d’un an et demi. Ce report n’est pas une annulation, car nous avons une date butoir : janvier 2028. C’est à cette date que la proposition ViDA (TVA à l’ère numérique) entrera en vigueur. La facturation intracommunautaire dans l’UE devra alors être entièrement électronique. Les PME devront commencer à déclarer leurs transactions intracommunautaires dans les 48 heures, afin de prévenir la fraude à la TVA. Sans facturation électronique, c’est impossible ».

Vendredi dernier, la date limite de facturation électronique B2B pour la Belgique a été annoncée sur le site web du ministre des Finances Van Peteghem. À partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges seront obligées d’envoyer leurs factures de manière structurée, c’est-à-dire qu’il n’y aura plus d’e-mails avec des factures en format pdf, mais uniquement des données structurées via un réseau sécurisé à partir de cette date. Vous trouverez l’annonce sur le site de notre ministre ici.

L’échéance ultime est fixée à janvier 2026. Nous avons donc encore un peu de temps…

« Si je peux donner un conseil aux comptables : n’attendez pas. Les États ne vont pas attendre jusqu’à cette date pour que certaines règles entrent déjà en vigueur. Soyez prêts, et soyez en mesure de répondre aux questions de vos clients. Mieux encore : commencez à en parler vous-même, afin de ne pas avoir à revenir en arrière et à comprendre ce qui se passe lorsque votre client vient vous le demander. »

« C’est le moment idéal pour cela. Parlez-en avec vos fournisseurs de logiciels. Testez-les déjà : comment fonctionne la facturation électronique, comment traitez-vous les factures électroniques pour vos clients. »

Ces clients semblent loin de s’en préoccuper.

« C’est vrai. Les entrepreneurs sont, à juste titre, principalement préoccupés par leurs activités quotidiennes. Mais lorsque l’obligation approche et qu’ils entendent et lisent de plus en plus de choses à ce sujet, ils se tournent vers vous en tant que comptable. Préparez-les. Cher entrepreneur, la facturation électronique arrive à grands pas. Elle ne changera pas grand-chose pour vous et ne vous demandera pas de travail supplémentaire. Mais vous devrez l’activer et l’utiliser, et votre logiciel de facturation doit donc être prêt. Il faut être proactif plutôt que réactif ».

Pour la nouvelle API, vous avez élaboré un modèle de tarification original : par PME, et donc pas par facture.

« On peut dire qu’il s’agit d’une révolution. Nous faisons cela, encore une fois, parce que la facturation électronique deviendra inévitablement une marchandise et que nous voulons maintenir le seuil aussi bas que possible. En tant que fournisseur de logiciels, vous payez de 20 à 80 cents par PME et par mois, en fonction du nombre de vos clients. Nous voulons que vous puissiez offrir la facturation électronique à tous vos clients immédiatement, sans qu’ils aient besoin d’un forfait supplémentaire.”

Puis-je vous qualifier de missionnaire de la facturation électronique, Jurgen ? Vous avez été le berceau de la communauté DigiCrowd, qui a contribué à ouvrir la voie à la facturation électronique dans notre pays.

« DigiCrowd a vu le jour en 2019. Nous étions alors confrontés à une histoire typique de l’œuf et de la poule. Les expéditeurs de factures électroniques disaient : je veux envoyer, mais qui va les recevoir ? Et les destinataires : « Je veux recevoir, mais qui va les envoyer ? Nous avons contribué à faire avancer les choses. Aujourd’hui encore, nous nous adressons nous-mêmes aux concepteurs de logiciels pour leur dire : « Écoutez, la facturation électronique arrive. Nous sommes prêts et nous vous l’offrons de la manière la plus simple et la plus démocratique possible ».

La meilleure pratique étant « Peppol d’abord » ?

« Dans le passé, nous avons vu des concepteurs de logiciels intégrer Peppol en tant que bouton dans leur progiciel. L’utilisateur final ne cliquait alors jamais sur ce bouton, à moins que la facturation électronique ne soit imposée par son client, généralement une agence gouvernementale. Pour accélérer la facturation électronique, nous veillons à ce que notre API soit mise en œuvre de manière à permettre l’envoi d’autant de factures numériques que possible à partir du progiciel. Comment ? En vérifiant automatiquement si le destinataire peut recevoir des factures via Peppol. Si c’est le cas, Peppol est le choix par défaut. De cette manière, les utilisateurs se rendent compte que la facturation électronique est tout à fait différente d’un courrier électronique accompagné d’un fichier PDF, que certains appellent également « facture numérique ». La facturation électronique était autrefois réservée aux grandes entreprises, mais aujourd’hui, tout le monde peut la pratiquer, et son utilisation est des plus simples. De plus, en tant qu’entrepreneur et comptable, elle vous permet d’économiser du temps et de l’argent. »

Comment ?

« Dans notre pays, un milliard de factures sont envoyées chaque année. En améliorant l’envoi, la réception et le traitement de ces factures, on estime qu’il est possible d’économiser 3,5 euros par facture. Soit 3,5 milliards d’euros. La facturation électronique est également beaucoup plus conviviale que la facturation par e-mail ou sur papier. Elle nous sera bientôt imposée, mais en tant qu’entrepreneur et comptable, vous en profiterez également.

« Il ne faut pas se fier aux apparences. Il en va de même ici. Ceux qui l’utilisent l’affirment : c’est tellement pratique. Votre facture entre immédiatement dans le logiciel, elle est payée plus rapidement, vous perdez moins de temps à la suivre. Plus d’impression, de ressaisie, d’OCR. Les chefs d’entreprise qui, dans un premier temps, utilisent prudemment ce système pour les factures sortantes, souhaitent bientôt recevoir également des factures électroniques. Mais tant qu’ils n’ont pas fait le premier pas, ils n’y pensent pas. C’est là que vous pouvez faire la différence en tant que comptable ».

« Parce que beaucoup en ont entendu parler, mais n’y sont pas encore familiarisés. Récemment, j’ai demandé à 100 entrepreneurs qui pratiquaient déjà la facturation électronique. Beaucoup de mains se sont levées. Question suivante : qui connaît Peppol ? Un paquet de mains en l’air. Et combien d’entre vous l’ont intégré à leur progiciel de gestion intégré ? Il ne reste plus que quelques mains. Il y a une grande différence entre le fait de s’inspirer de la facturation électronique et le fait d’envoyer et de recevoir soi-même des données structurées sur un réseau sécurisé. Mais certains l’utilisent déjà sans problème aujourd’hui, et ce nombre augmente de jour en jour. Si Peppol est correctement intégré dans votre logiciel, il est aussi simple pour l’utilisateur final qu’il l’est aujourd’hui. Il suffit de s’identifier une fois avec Peppol et c’est tout ».

La facturation électronique n’est pas une histoire exclusivement belge, mais européenne. Comment vous y préparez-vous ?

« Dès le départ, notre API sera également disponible pour les Pays-Bas, le Luxembourg et l’Allemagne. Et pour la France, dès que les règles du jeu y seront connues. Vous pourrez ainsi envoyer des factures électroniques à partir de ces pays. La réception sera possible à partir de n’importe quel pays. Nous soutenons également les formats sectoriels de Peppol. En Belgique, il s’agit d’UBL.BE pour la comptabilité, aux Pays-Bas de SimplerInvoicing et en Allemagne de XRechnung. Dans un monde idéal, il n’y a qu’un seul format, mais il y a parfois des arguments en faveur de formats différents, qui permettent par exemple d’envoyer des données supplémentaires pour certains secteurs. »

Conclusion : un message pour les comptables ?

« Ne faites pas de pause. La facturation électronique arrive. Le calendrier est maintenant fixé. Nous ne disposons donc pas de tout le temps nécessaire. Et c’est une opportunité ! Prenez les devants et, ce faisant, mettez en valeur votre rôle de conseiller ».

L’API e-invoicing sera mise à la disposition des développeurs de logiciels cet automne sur Ibanity, la passerelle vers toutes les API de Isabel Group. Si vous êtes un développeur de logiciels et que vous souhaitez obtenir plus d’informations, n’hésitez pas à contacter Jurgen Soetaert à l’adresse JSoetaert@isabelgroup.eu ou au numéro 02 4031 842.

Pour en savoir plus sur les avantages de la facturation électronique pour les comptables et les entrepreneurs, consultez le site web de DigiCrowd.

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