Les applications de messagerie instantanée ont envahi le quotidien des cabinets comptables belges. WhatsApp, Messenger, Telegram, Signal ou encore Teams : chaque document reçu sur ces plateformes, chaque message vocal d’un indépendant ou chaque facture envoyée en photo constitue un traitement de données personnelles au sens du RGPD. Les professions économiques réglementées, experts-comptables, comptables-fiscalistes et conseils fiscaux, sont directement concernées. Qu’elles agissent comme responsable de traitement ou comme sous-traitant.
Ce que la Cour de justice européenne a précisé en 2024
Le 3 avril 2024, la Cour de justice de l’Union européenne a confirmé que les coordonnées professionnelles d’un administrateur ou d’un représentant légal, nom, e-mail professionnel, numéro de téléphone, constituent des données à caractère personnel au sens du droit européen. Cette position invalide l’idée selon laquelle les échanges professionnels échappent au champ du RGPD. Pour votre cabinet, cela concerne directement tous les contacts clients stockés dans ces applications, quelle que soit la plateforme utilisée.
Le téléphone perso du collaborateur : point de rupture
L’un des scénarios les plus fréquents dans les petits cabinets belges est l’utilisation du smartphone personnel d’un collaborateur. Ce flux contourne automatiquement le registre des activités de traitement que le cabinet est tenu de tenir. En cas de violation ou de fuite de données, place à la notification à l’Autorité de protection des données belge… mieux vaut prévenir.
Ce qu’impose concrètement la conformité
Pour les cabinets qui utilisent des messageries instantanées, les bonnes pratiques convergent vers plusieurs actions :
- mettre à jour les contrats et conditions générales pour inclure une clause RGPD
- cartographier tous les flux de données personnelles quel que soit le canal utilisé
- vérifier que les plateformes retenues présentent des garanties suffisantes en matière de sécurité des données.
Les versions professionnelles ou API de ces outils offrent généralement un niveau de contrôle supérieur aux applications grand public pour répondre à ces exigences.
La conformité comme avantage différenciant
Un cabinet qui documente sa politique de communication numérique et la communique à ses clients ne se contente pas d’éviter une amende. Il envoie un signal fort sur sa rigueur professionnelle. Dans un secteur où la confiance est le premier actif immatériel du cabinet, la transparence sur les outils utilisés et les données traitées devient un argument de fidélisation à part entière. À vous de jouer.
