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L’IA dans la pratique : comment ClearFacts aide les comptables à gagner en fiabilité et en efficacité

L’intelligence artificielle peut faire certaines choses très bien, et n’est pas adaptée à d’autres. C’est pourquoi, selon Tom Vanhoorne de ClearFacts (Isabel Group), il faut déployer l’intelligence artificielle là où elle apporte une valeur ajoutée. Aujourd’hui, en tant que comptable, par exemple, vous gagnez déjà des paquets de temps grâce aux suggestions de réservation accompagnées d’un « niveau de confiance » dans la Booking Factory de ClearFacts. En tant que VP Business Solutions au sein d’ Isabel Group, Tom Vanhoorne est responsable de ClearFacts et de Clearnox. Ce dernier est un logiciel de recouvrement de créances, mais aujourd’hui, nous parlons avec Tom de ClearFacts. « Une plateforme qui permet aux comptables de travailler encore mieux avec leurs clients. Avec ClearFacts, la précomptabilisation se fait autant que possible automatiquement, et ce qui ne peut pas être fait automatiquement, aussi rapidement et efficacement que possible manuellement. Nous servons ainsi 600 cabinets comptables en Belgique et au Luxembourg. Leurs clients, les entrepreneurs, sont également sur notre plateforme. Ils sont 90 000 et leur nombre augmente rapidement.

En tant que comptable, pourquoi devrais-je choisir ClearFacts ?

« Nous vivons pour l’efficacité. Nous nous posons sans cesse la question de savoir comment nous pouvons être plus efficaces pour le comptable. Pouvons-nous éviter un clic, le temps de chargement peut-il être plus court de quelques millisecondes … Pour que le comptable puisse travailler aussi facilement que possible, nous devons évidemment aussi obtenir l’adhésion de l’entrepreneur. C’est pourquoi notre portail destiné aux entrepreneurs fonctionne de manière transparente avec celui destiné aux experts-comptables. Ce tandem est notre force.

Dans votre quête d’efficacité, vous déployez également l’IA depuis un an.

Le terme « IA » est utilisé à toutes les sauces. Parfois, ce n’est rien d’autre que du marketing, pour prouver que l’on est innovant. Cependant, l’IA est une technologie très spécifique qui fait certaines choses très bien, et qui est inappropriée pour d’autres. Si vous pouvez programmer une règle pour contrôler quelque chose, vous n’avez pas besoin de l’IA. L’IA ne devient intéressante que lorsqu’il n’est plus possible d’expliquer la solution d’un problème à l’aide de règles. L’un des domaines dans lesquels nous utilisons l’IA est ce que nous appelons les niveaux de confiance.

Dans notre Booking Factory, le cœur battant de notre outil, nous convertissons les factures en proposition de réservation en temps réel. Un algorithme d’intelligence artificielle nous indique ensuite dans quelle mesure cette proposition de réservation est digne de confiance. Si nous faisons confiance à la proposition, la réservation reçoit une étoile verte.

En tant que comptable, vous n’avez plus à vous en préoccuper, ce qui représente un gain de temps considérable. Bientôt, nous étendrons ce système et commencerons également à afficher sur chaque champ d’une réservation le degré de confiance que nous avons dans ce champ. Le système est auto-apprenant, il devient donc de plus en plus précis car il garde la trace des ajustements effectués ou non.

Qu’en est-il des erreurs d’interprétation ? « Nous avons longuement réfléchi au niveau de fiabilité : à partir de ce pourcentage, nous sommes confiants. Il s’agit d’un équilibre entre le fait de donner confiance à un nombre suffisant de suggestions de réservation et le fait de maintenir les faux positifs – ceux qui obtiennent une fausse confiance – à un niveau aussi bas que possible. Nous avons testé cette méthode pendant des mois, jusqu’à ce que nous soyons en mesure de comprendre les faux positifs un par un. Des erreurs de données, une facture mal formatée… Aujourd’hui, nous sommes convaincus d’avoir trouvé le bon équilibre.

En quoi cela va-t-il changer la comptabilité ?

« Je vois les choses de la manière suivante : la comptabilité connaît deux vagues d’efficacité. La première est derrière nous : de la saisie à la validation. Avant, il fallait tout retaper, grâce à l’OCR et à la co, ce n’est plus nécessaire. Il suffit de vérifier.

Je pense que la prochaine étape en matière d’efficacité consistera à ne plus vérifier que les cas douteux. Un comptable a souvent tendance à tout vérifier en détail. Nous voulons nous assurer qu’ils n’ont à vérifier que ce qui est nécessaire. »

Comment les comptables réagissent-ils au soutien de l’IA ?

« Beaucoup sont positifs, les gains d’efficacité peuvent en partie compenser la pénurie de comptables. D’autres disent qu’ils veulent continuer à tout vérifier. Nous essayons systématiquement d’accroître la confiance dans notre outil, et il n’y a qu’un seul moyen d’y parvenir : montrer qu’il fonctionne. »

« Nous pouvons également le démontrer par des chiffres. Nous suivons de près deux paramètres : le pourcentage de propositions de réservation que le comptable ne doit plus toucher et le nombre de réservations qu’un employé peut traiter par heure. Semaine après semaine, nous voyons ces données. Toute notre équipe le sait : c’est pour cela que nous le faisons ».

Tom Vanhoorne de ClearFacts

En tant que comptable, dois-je craindre que l’IA ne m’aide bientôt plus, mais me remplace tout simplement ?

« J’en suis très proche et j’ai une bonne idée de ce que l’IA peut et ne peut pas faire. Pendant ce temps, l’ensemble du secteur réalise que la précomptabilité prendra de moins en moins de temps. Un bon comptable se distingue aujourd’hui en choisissant les bonnes technologies et en les utilisant à bon escient. Nous sommes très transparents : ici nous utilisons l’IA, ici nous ne l’utilisons pas. Vous devez vérifier ceci, pas cela. Aucun système ne sera jamais correct à 100 %. L’intervention humaine reste donc nécessaire. Surtout dans les cas d’interprétation, d’optimisation… Nous y consacrerons plus de temps qu’aujourd’hui.

« Le comptable est très bien placé, en tant que confident et expert. Les entrepreneurs écoutent leur comptable. Le défi est que le comptable doit sortir encore plus de sa coquille, commencer à conseiller encore plus. Ce n’est pas facile et il n’y a pas d’outils pour résoudre ce problème. Il faut que la profession et les comportements changent, et cela prend du temps.

Je m’attends à ce que cela se produise, précisément parce que l’expert-comptable est ce phare de confiance pour l’entrepreneur. Ainsi, le comptable sera encore plus proche de l’entrepreneur. Plus cela deviendra une réalité, plus les jeunes commenceront à étudier la comptabilité, je pense. Et plus les gens d’autres secteurs commenceront à se recycler. Actuellement, nous devons encore passer par une phase où les attentes en matière d’emploi ne correspondent pas encore à la réalité. Mais cela finira par s’arranger.

Quelles sont les nouvelles fonctionnalités de ClearFacts ?

« Ces dernières années, la majeure partie de notre budget R&D a été consacrée à l’amélioration de l’efficacité des comptables: Booking Factory, IA … Au cours de l’année à venir, nous nous concentrerons également sur l’entrepreneur et nous voulons faire de grands progrès pour mieux relier les paiements et les factures. Aujourd’hui, l’entrepreneur dépend en partie de son comptable pour savoir quelles factures ont été payées, ce qui met la pression sur le comptable.

Nous voulons lui enlever cette pression et lui montrer sur notre portail que telle facture correspond à tel paiement. L’année prochaine, nous consacrerons donc beaucoup de temps aux relevés de paiement, aux listes de paiement et à la mise en correspondance des paiements et des factures. Sur ce dernier point, nous devons encore choisir entre des algorithmes classiques et le développement d’un algorithme d’intelligence artificielle.

« L’IA est très douée pour traiter les textes, comme nous l’avons vu avec ChatGPT. En tant que comptable et entrepreneur, vous avez beaucoup de texte : les archives numériques, avec toutes les factures de l’entrepreneur. Un entrepreneur peut alors poser des questions au système : « Quand ai-je acheté mon iPhone et est-il encore sous garantie ? », « Dois-je acheter un nouvel ordinateur portable ? » ou « Donnez-moi un aperçu de toutes les dépenses liées à ma voiture ? La réponse est ensuite enrichie d’une couche de conseils. Ces conseils sont complexes et spécifiques à chaque cas, et c’est là que le comptable jouera certainement un rôle.

« Une autre nouvelle fonctionnalité sera mise à la disposition de nos clients cette année. La comptabilisation automatique des factures de vente aux particuliers est assez complexe. Sur une facture B2B, notre outil reconnaît le destinataire grâce au numéro de TVA, mais un particulier n’en a pas. C’est donc le nom qui est pris en compte. Seulement : un nom peut être mal orthographié ou orthographié différemment. Notre algorithme prédit alors qu’il s’agit toujours de la même personne. Il peut également être très difficile d’exprimer cela dans des règles, mais un algorithme d’IA entraîné peut le reconnaître.

« À plus long terme, nous nous préparons à la facturation électronique. On pourrait s’attendre à ce qu’une UBL soit presque toujours correcte immédiatement et puisse être saisie correctement, sans aucun travail pour le comptable. Nos données contredisent cette idée : actuellement, le comptable a presque autant de travail à faire. En effet, il existe de grandes différences de qualité : si l’UBL n’est pas formaté correctement, nous devons mettre en place des systèmes pour éliminer les erreurs. Et ce n’est pas parce que vous connaissez parfaitement le contenu d’une facture que vous savez comment elle doit être comptabilisée. À long terme, vous devez définir tellement de paramètres que plus personne ne veut le faire. Nous rendons nos outils aussi peu configurables que possible et construisons des systèmes d’auto-apprentissage, car cela améliore l’efficacité. Nous examinons donc les liens entre la facture et la réservation et, sur cette base, notre système commence à prédire de plus en plus comment une facture sera correctement saisie. »

« La quantité et la qualité des données sont essentielles pour l’IA. Avec la facturation électronique, cela va exploser : nous allons être assis sur une montagne de données en or qui seront forcément correctes. Il y a donc beaucoup plus d’applications de l’IA à venir.

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