À partir de 2026, les entreprises seront obligées d’échanger des factures électroniques (e-facturation) via la plateforme européenne Peppol. La facturation électronique pour les entreprises publiques est, en fait, déjà obligatoire depuis le mois de mars de cette année. C’est une étape supplémentaire par rapport à la facturation numérique par courriel avec un PDF en pièce jointe que 63 % des entreprises utilisent déjà actuellement. C’est ce que révèle le Baromètre des PME d’Exact.
Kuno Klumpers, Director Accounting d’Exact, explique les conditions pour une transition réussie et les principales opportunités liées à l’implémentation de la facturation électronique:
Tout d’abord, qu’est-ce qui distingue la facturation numérique de la facturation électronique ? La facturation numérique désigne simplement l’envoi et la réception de factures au format électronique plutôt que sur papier, par exemple par courriel avec un PDF en pièce jointe. Pour sa part, la facturation électronique se réfère spécifiquement à l’échange structuré de données de facturation entre systèmes informatiques, comme par le biais du réseau européen Peppol.
Conditions pour une transition réussie
Beaucoup d’entreprises craignent des complications lors de la transition vers la facturation électronique, alors qu’il s’agit en réalité d’une simplification. Il est donc essentiel d’expliquer l’e-facturation de manière claire et simple, afin que les entreprises surmontent ce doute et aient conscience des nombreux avantages de cette approche.
De plus, les gens ont tendance à suivre la majorité. Lorsqu’un maximum d’utilisateurs aura adopté l’e-facturation, les autres suivront naturellement. Une communication proactive est donc essentielle. La transition vers les logiciels de numérisation et de reconnaissance a également pris du temps, mais de plus en plus de personnes les adoptent. L’e-facturation est la prochaine étape qui présente des avantages tant au niveau local qu’européen. Le réseau Peppol normalise le processus de facturation en Europe, ce qui facilite l’envoi de factures à l’étranger.
L’e-facturation offre de nombreuses opportunités
1. Avantage financier
Il est intéressant pour les entreprises d’investir dans la facturation électronique dès cette année plutôt que d’attendre 2026. En effet, les autorités belges ont décidé que tout entrepreneur individuel ou toute PME peut bénéficier d’une déduction de 120 % des coûts liés à la facturation électronique structurée dans le cadre de l’impôt sur les revenus. Les plus grandes entreprises ont la même possibilité, mais sous la forme d’une déduction pour investissement. Cette mesure est applicable pour la période imposable de 2024 à 2028. Pour profiter pleinement de la déduction des frais de logiciel de facturation électronique, mieux vaut donc ne pas tarder. En investissant dès maintenant, vous serez alors déjà prête pour 2026 et bénéficierez également de plusieurs avantages, tels qu’une réduction d’impôt, tandis que vous maîtriserez aussi le fonctionnement général de Peppol, ce qui peut constituer un avantage concurrentiel.
2. Sécurité
Une fois connectée au réseau sécurisé Peppol, votre entreprise est automatiquement reliée aux autres intervenants, ce qui garantit l’envoi de votre facture à la bonne adresse. En effet, toute personne travaillant avec le réseau Peppol doit s’identifier, ce qui garantit l’authenticité des factures entrantes et sortantes.
3. Processus de facturation efficace et économique
Les factures entrantes sont automatiquement lues, saisies et payées immédiatement après leur approbation. L’ensemble du processus est numérisé, ce qui réduit les opérations manuelles, accélère le traitement des factures et diminue les retards de paiement. Cette numérisation complète limite également le risque d’erreur humaine. En outre, des messages de réponse sont envoyés avec chaque facture électronique, permettant à l’expéditeur d’être toujours informé du statut.
Le passage à la facturation électronique vous permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire vos coûts. Vous ne devez plus imprimer, envoyer et archiver des factures papier. La réduction du travail manuel et des frais administratifs contribue à un processus de facturation plus efficace et plus rentable, tout en améliorant les conditions de paiement. Le traitement automatisé des factures renforce également la trésorerie.
4. Entreprise responsable
Enfin, comme la facturation électronique est numérique, vous réduisez votre consommation de papier et donc vos émissions de gaz à effet de serre. De cette manière, la facturation électronique soutient aussi la responsabilité sociale des entreprises, une démarche toujours plus importante pour un nombre croissant d’entre elles. Près des trois quarts (73 %) des PME déclarent avoir une politique active en matière de responsabilité des entreprises, selon le Baromètre des PME.
