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La facturation électronique avec Octopus : un jeu d’enfant

Facturation électronique, facturation électronique, facturation électronique : quel que soit le nom qu’on lui donne, elle arrive pour les transactions B2B. Le réseau Peppol est à l’origine de cette évolution. Octopus, un programme de comptabilité entièrement belge, est un pionnier de Peppol et est donc prêt pour la transition à venir. Il est temps de discuter avec Andries Geers et Peggy D’Herde d’Octopus.

Pour ceux qui pensent à des tentacules plutôt qu’à la comptabilité, qu’est-ce qu’Octopus ?

Andries (directeur général) : « Octopus est un logiciel de comptabilité avec une plateforme où entrepreneurs et comptables travaillent ensemble. Depuis 21 ans. Lorsqu’un comptable nous demande : comment puis-je devenir un bureau numérique, notre réponse est : en collaboration avec votre client. Tous les bureaux et tous les clients ne sont pas encore prêts pour cela. Dans notre programme, un bureau peut gérer tous les types de fichiers. L’objectif est d’atteindre le 100% numérique, mais c’est un marathon et nous sommes loin de la ligne d’arrivée ».

« Nous sommes nous-mêmes une PME d’une quinzaine de personnes. C’est un avantage. Car nos clients sont aussi des PME. Nous vivons les mêmes choses et rencontrons les mêmes problèmes. Aujourd’hui, nous collaborons avec 2300 bureaux : certains ont un dossier via Octopus, d’autres en ont plusieurs. Nous sommes particulièrement forts avec les bureaux unipersonnels et les bureaux avec quelques employés. Mais nous avons aussi beaucoup de clients dans des bureaux plus importants. Ils commencent par un dossier chez Octopus, à la demande d’un entrepreneur, et le dossier s’étoffe peu à peu ».

Peggy (relations et ventes) : « Ce qui n’est pas négligeable, c’est que nous avons lancé notre outil il y a 21 ans, directement dans le nuage. Cela permet à l’entrepreneur de collaborer très facilement avec le comptable. Depuis, beaucoup nous ont suivi dans cette voie. Andries : « Il n’est pas facile aujourd’hui de se démarquer en tant que comptable. L’un des moyens d’y parvenir est d’être authentique. »

Qu’entendez-vous exactement par-là ? Et comment contribuez-vous à cela chez Octopus ?

Andries : « Octopus est un cas à part, un briseur de prix. Nous voulons faire la différence pour le plus grand nombre de personnes possible et jouer un rôle important dans la fidélisation des clients. Si des fonctions supplémentaires sont ajoutées dans Octopus, nous n’allons pas soudainement demander plus d’argent. Plus le comptable peut faire la différence pour son client, mieux c’est pour nous ».

« La comptabilité est un secteur de confiance. Nous ne disposons pas d’un énorme budget de marketing, nous préférons investir dans nos gestionnaires de relations, qui travaillent sur la base de la confiance. C’est une histoire assez authentique. Les actionnaires d’Octopus sont toujours les mêmes depuis le début. C’est exceptionnel dans le secteur. Nous sommes et restons une histoire obstinément 100% belge ».

« Et nous pouvons aider les entreprises à être authentiques. En tant qu’entrepreneur, pourquoi êtes-vous client du bureau A et non du bureau B ? Parce que vous avez le déclic avec A. Parce que vous lui faites confiance et que les choses se passent bien. On ne change pas de comptable parce que quelqu’un est 100 euros moins cher. Les comptables font la différence s’ils ont une histoire qu’ils défendent. Nous les accompagnons dans cette démarche. Cela implique également de les rassurer. Ils nous demandent : « Est-ce que je fais ce qu’il faut ? Il n’est pas nécessaire d’être un cabinet 100 % numérique. Le marché et le législateur le diront. Ce qui est essentiel, c’est que vous restiez qui vous êtes et que vous continuiez à aimer faire votre travail. Profession goulot d’étranglement, lol. Nous voulons aider les comptables à tirer de la satisfaction de leur travail, ils sont tellement plus que la personne qui enregistre les factures. »

Comment voyez-vous la numérisation dans la comptabilité ?

Andries : « Pour dire les choses crûment : si quelqu’un fait quelque chose de la même manière depuis 30 ans, il faut autant de temps pour le désapprendre. C’est un peu exagéré, mais on ne peut pas s’attendre à ce qu’un entrepreneur de 55 ans passe au numérique sans effort. Donc non, tout le monde n’est pas encore prêt et tout le monde ne l’attend pas. Or, lorsque le marché et les législateurs imposent des choses, on s’aperçoit que la capacité des gens à s’engager dans quelque chose est plus grande qu’ils ne l’imaginent. Une fois qu’ils ont basculé, il s’avère que tout n’est pas si mal ».

« Au sein d’Octopus, nous avons tracé un chemin de numérisation. Cinq étapes pour numériser votre bureau (téléchargez le livre blanc gratuit). Première condition : si vos employés ne sont pas prêts, ne commencez pas. La numérisation est une opportunité, sans aucun doute. Mais pour cela, il faut que tout le monde regarde dans la même direction ».

Peggy : « J’ai moi-même été gestionnaire de dossiers dans un cabinet comptable pendant 10 ans. Cela m’aide à les comprendre. Lorsque j’organise des formations, je connais leurs difficultés. Et lorsqu’ils parlent de radiations ou de comptabiliser quelque chose en ‘débordement’, je sais ce qu’ils veulent dire. Chez Octopus, nous ne sommes pas des vendeurs acharnés. Nous guidons nos clients, et cette approche personnelle plaît ».

Quels sont les points douloureux qui empêchent les entreprises de passer à la comptabilité numérique ?

Peggy : « La première étape consiste à examiner les clients : qui sont-ils et comment travaillent-ils ? Facturent-ils encore sur papier ? Font-ils des factures en Word ou en Excel ? Cela ne sera plus possible à l’avenir. Le comptable doit donc se demander si le client peut aller plus loin et numériser à partir de là. En tant que comptable, vous pouvez en parler lorsque vous rencontrez votre client une ou deux fois par an. Discutez déjà du fait qu’à l’avenir, ils auront besoin d’un outil de facturation électronique, d’abord pour recevoir les factures, puis pour les créer eux-mêmes.

Quels conseils donnez-vous à ces comptables ?

Peggy : « Divisez vos clients en groupes. Certains clients le sont déjà, commencez par eux. Commencez par eux, puis passez au groupe suivant. De cette façon, la pression sur votre bureau ne devient pas trop forte. Chez Octopus, nous proposons des formations aux bureaux et aux entrepreneurs. Et avec l’ Octopus Academy, nous proposons des vidéos pour abaisser le seuil, et nous présentons aux gens notre portail client, Peppol, etc. Grâce à notre portail client, vous pouvez soumettre des documents, mais aussi créer des factures de vente qui sont envoyées directement via Peppol. Nous envoyons également des bulletins d’information contenant des conseils aux entrepreneurs et aux comptables. Elles portent souvent sur la facturation électronique.

Vous avez été un pionnier de Peppol, n’est-ce pas ?

Andries : « C’est vrai. Peppol existe depuis longtemps, en tant que projet pilote avec peu ou pas de valeur d’application au début. En août 2017, Octopus a été le premier programme de comptabilité de notre pays à y être connecté. Dans le cadre du travail missionnaire, personne ne savait ce qu’était Peppol. » (rires) « Aujourd’hui, l’obligation légale sur la facturation électronique arrive, tant en Belgique que dans le reste de l’Europe. »

Une bonne chose?

Andries : « Je pense que oui. La poule ou l’œuf, hein. Pendant très longtemps, Peppol n’a pas décollé. Les petites entreprises disaient : « Oui, mais il n’y a personne qui s’occupe de l’expédition », et les grandes : « Il y a des gens qui s’occupent de l’expédition ». Et les grands : « Il n’y a personne qui reçoit ». Alors vous pouvez vous occuper. L’obligation légale garantira Peppol-first : la garantie que vous pouvez envoyer et recevoir des factures correctement, pour tout le monde. Le fait que la décision ait été prise donne de la clarté au marché. Échanger des données plutôt que des documents : c’est l’avenir.

Quels sont les atouts d’Octopus lorsque la facturation électronique sera bientôt obligatoire ?

Peggy : « Nous sommes tout à fait prêts. Depuis des années déjà. Quiconque utilise Octopus peut immédiatement activer Peppol, car nous sommes un ‘point d’accès’. Pour l’entrepreneur, cela signifie qu’il suffit de cliquer dans le menu pour activer sa boîte aux lettres numérique. Peppol est lié à votre numéro d’entreprise et à votre adresse e-mail et, après une minute, vous recevrez des factures via Peppol. Il en va de même pour les factures de vente. Vous ne devez même pas vous inscrire pour cela. Il suffit d’un bouton avec « envoyer via Peppol » au lieu d’un e-mail. Si le système constate que le numéro de TVA de votre client est déjà enregistré sur Peppol, votre facture est immédiatement transmise de la même manière. Peppol est donc très facile à activer et à utiliser, contrairement à ce que certains pensent.

Andries : « Peppol est aux factures ce que CODA est aux extraits de compte. En tant qu’entrepreneur, vous savez que mon comptable a déjà tout. Il n’y a plus de documents qui manquent ou que vous devez chercher ensemble. Si vous le souhaitez, cela vous permet également d’avoir un meilleur aperçu de votre comptabilité. Mais l’impact le plus important est que la pression de toutes ces échéances disparaît. Pour l’entrepreneur et le comptable. Je dois encore transmettre 100 factures à mon comptable. Ou encore : « Tant de clients n’ont toujours pas reçu de facture ». Avec Peppol, ces factures arrivent tout simplement. C’est beaucoup plus efficace. Cela va remodeler le marché.

Peggy, Peppol suscite-t-il des inquiétudes ?

Peggy : « Nous recevons des questions sur la déclaration électronique. Peppol est évidemment sécurisé et à l’abri des fraudes. Il ne s’agit pas d’une facture postale qui peut être interceptée, ni d’un faux courrier électronique. Vous pouvez être sûr que ce que vous envoyez sera reçu de cette manière. En ce qui concerne l’e-reporting, les entrepreneurs veulent savoir si le gouvernement pourra consulter leurs factures. La réponse est non. La confidentialité des factures entre entreprises sera maintenue. En revanche, les pouvoirs publics obtiendront deux ensembles de données par facture, à la fois de l’expéditeur et du destinataire. Pour vérifier s’ils correspondent. En partie pour lutter contre la fraude sur les factures. La déclaration électronique pourrait finalement remplacer la liste de TVA. Pas la déclaration de TVA : avec toutes les règles spéciales en vigueur dans notre pays, elle devra toujours être préparée et soumise par un comptable. C’est une autre crainte des comptables : que ferons-nous plus tard si tout est automatique ? La facturation et la déclaration électroniques ne vous remplaceront certainement pas. Reste l’important travail d’audit : est-ce que tout est bien appliqué en termes de TVA et de fiscalité ?

Comment voyez-vous Octopus dans cinq ans ?

Andries : « Octopus est un logiciel de comptabilité. Ouvert, connectable à tout le monde. À court terme, nous voulons être le seul à faire en sorte que les comptables et les entrepreneurs puissent commencer à utiliser la facturation électronique en douceur. Et dans quelques années, nous nous voyons comme le centre de l’histoire de la comptabilité. Que les comptables traitent tout dans Octopus, tandis que les entrepreneurs utilisent la meilleure solution pour leurs besoins. Nous ne faisons pas tout nous-mêmes, mais nous offrons tout par le biais d’intégrations et de partenaires. Si quelqu’un a une excellente solution, nous sommes heureux de l’associer à Octopus. C’est l’avenir. Grâce à l’échange de données, il sera possible d’entreprendre davantage et de dépenser moins en administration.

Peggy : « Octopus a un seuil bas, c’est notre force. Quel que soit le bureau qui souhaite utiliser Octopus. Un comptable classique qui reçoit des documents de l’entrepreneur et commence à les comptabiliser, ou quelqu’un qui travaille déjà de manière plus numérique, jusqu’à la facturation électronique et l’histoire de Peppol, CODA … Nous pouvons servir chaque type de bureau, et chaque entrepreneur. »

Andries : « Les entrepreneurs pensent que Peppol va leur donner du travail supplémentaire. C’est tout le contraire. Aujourd’hui, un entrepreneur doit encore se demander comment il va recevoir ses factures : par la poste, par courrier… Résultat : un afflux de canaux par lesquels les factures arrivent. Dans cinq ans, ce sera : je recevrai mes factures dans Octopus, ou dans l’outil X ou Y. Il ne sera alors plus question de Peppol non plus. Nous ne nous attarderons plus sur la manière dont ces factures aboutissent dans notre programme de comptabilité. Comparez cela à un appel sur votre téléphone portable. Vous achetez un téléphone portable et vous passez un appel. Vous ne pensez pas à ce qui se passe derrière. Le système Peppol, c’est votre réseau de téléphonie mobile. Vous avez un fournisseur et il fait le reste. Vous envoyez et recevez des factures, et elles arrivent correctement et en toute sécurité, quel que soit l’outil que vous ou l’autre partie utilisez. Si les comptables peuvent aider leurs clients à démarrer avec ce système, c’est une grande valeur ajoutée pour eux. »

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